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/ Quanto tempo deve-se guardar comprovantes de pagamento?

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Arquivar recibos e demais documentos de contas quitadas é comum entre os consumidores, mas até mesmo esses papeizinhos têm prazo de validade quanto ao valor legal.
Todos os dias produzimos algum tipo de comprovante de pagamento, seja de um almoço ou de uma compra; de uma conta mensal ou de um serviço contratado. Guardar esse tipo de documento é uma prática comum entre boa parte dos consumidores, até mesmo por precaução contra eventuais problemas futuros.
Assim, rapidamente aquela pastinha etiquetada como “Contas pagas” ou “Comprovantes” fica cheia de uma infinidade de papeizinhos. Mas por quanto tempo é preciso arquivar todos esses documentos sem correr o risco de ser cobrado novamente?
O artigo 206 do Código Civil Brasileiro estabelece regras para a prescrição de dívidas e serve como orientação para os prazos de armazenamento do comprovante de pagamento das mesmas.
Como cada tipo de conta possui um prazo diferente de prescrição, a manutenção dos recibos também é variável. O Código Civil diz em quanto tempo o fornecedor pode cobrar. A regra geral é manter os comprovantes enquanto isso puder acontecer.
Serviços
Recibos de quitação de contas de água, luz, telefone e gás, por exemplo, devem ser guardados por cinco anos, prazo de prescrição da cobrança de taxas previsto no Código Civil. Entretanto, Neto explica que empresas prestadoras desses serviços são obrigadas por lei a fornecer um comprovante anual de quitação de débitos no mês de maio. Esse documento compreende todos os pagamentos referentes ao ano anterior.
O consumidor pode guardar esses pagamentos por um ano, até receber o comprovante anual e verificar se todos os pagamentos estão de acordo. Depois disso, pode descartar sem receio algum.
Imóveis
O mesmo acontece com comprovantes de pagamento da taxa de condomínio: é possível solicitar à administradora do condomínio ou ao síndico uma declaração de quitação de débitos até o momento; caso contrário, os recibos devem ser mantidos por cinco anos.
No caso de comprovantes de pagamento de aluguéis, é aconselhável que sejam guardados por três anos, período durante o qual o locador pode efetuar a cobrança de parcelas em atraso.
Vale lembrar que o contrato de locação e declarações referentes, que devem permanecer em posse do locatário durante todo o período de locação, até a desocupação do imóvel e recebimento do termo de entrega das chaves, devem ser arquivados por mais três anos.
É recomendável ainda que o consumidor fique atento a comprovantes de compra de imóveis e consórcios. Os recibos de compra de imóvel devem ser arquivados até que se tenha a escritura do Cartório de Registro Imóveis. Somente esse registro comprova a propriedade do bem. Quando se trata de consórcio, o consumidor deve guardar todos os comprovantes até que a administradora oficialize a quitação e o valor do bem seja liberado.
Produtos
Fonte bastante comum de dor de cabeça, para evitar maiores problemas relacionados a compra de produtos e reclamações com o fabricante, o advogado aconselha que as notas fiscais sejam guardadas durante toda a vida útil do produto, e não apenas durante o período de garantia legal.
É uma precaução, que pode evitar problemas futuros. Por exemplo, o produto pode apresentar algum defeito oculto após o vencimento da garantia. Nessas situações, o consumidor pode reclamar à empresa, mas para isso precisará do cupom fiscal, que comprova quando e onde o produto foi comprado.
Organize-se
Confira mais orientações sobre a organização e arquivo de comprovantes:
Imposto de renda
O contribuinte deve guardar a cópia da declaração do IR por cinco anos contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte. Depois disso, a Receita Federal não pode contestar mais.
IPTU, IPVA e outros
Recibos de Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e do Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) deverão ser arquivados por cinco anos contados do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento, conforme o Código Tributário Nacional. Após esse prazo, União, estados e municípios não podem mais cobrar.
Consórcios
Comprovantes de quitação das parcelas devem ser mantidos até o término do consórcio. Somente com a quitação total das cotas e com a liberação da alienação fiduciária é que se libera o bem. Declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras e comprovantes de seguro por um ano após o período de vigência.
Dívidas e contratos
Devem ser arquivados recibos de todas as compras quitadas. Contratos precisam ser conservados até que o vínculo seja desfeito e, em caso de financiamento, deve-se pedir à empresa um comprovante de quitação das prestações e guardá-lo por pelo menos dois anos.
Multas e veículos
Aconselha-se a guardar comprovantes de multas por dois anos; já documentos de licenciamento e pagamento do seguro obrigatório, por um ano – depois disso perdem o valor e são trocados por novos. Atenção: certificado de compra e venda de automóveis deve permanecer com o proprietário até que o veículo seja vendido ou trocado.
Convênio médico
Se você usar o recibo para dedução de Imposto de Renda, guarde-o por cinco anos; se não, por apenas dois anos. Para quem tem contrato de seguro-saúde, a recomendação é que os documentos sejam mantidos por um ano. Já a proposta do plano, o contrato e demais declarações devem ser guardados por todo o período de contratação.
Pagamentos
Recibos de pagamentos de empregados urbanos deve ser guardado por cinco anos e de empregados rurais, por dois – prazo válido para reclamações trabalhistas. É aconselhável pedir que o empregado assine um recibo simples a cada pagamento recebido.
Fonte: Senado Federal.  Publicado em 12/03/2015