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/ Empresas devem ficar atentas às exigências do eSocial

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Um levantamento realizado na última quarta-feira (14), em São Paulo, durante a 2ª Conferência eSocial, confirmou a importância de as empresas iniciarem o quanto antes a revisão de seus processos para adequação ao eSocial – nova etapa do projeto SPED, que impactará 100% das empresas atuantes no Brasil e, consequentemente, todos os trabalhadores.
O evento, promovido pela Thomson Reuters, reuniu cerca de 900 gestores e decisores de negócios de diferentes áreas e segmentos da economia e contou com análises feitas pela Deloitte, EY e KPMG. Eles compartilharam suas preocupações e discutiram os desafios e os reais impactos do eSocial para o mercado, para os gestores das diferentes áreas das empresas e, principalmente, para a alta cúpula de decisão (C-level), com base nas experiências práticas de organizações que já iniciaram o trabalho para perfeito cumprimento da nova obrigatoriedade.
Para 92% dos entrevistados, a adequação para atender as exigências do eSocial não é tarefa simples: 26,6% estima que será necessário um período de pelo menos 3 a 6 meses para garantir que estarão devidamente preparadas para cumprir as novas regras; 48,9% trabalham com a perspectiva de 6 a 12 meses para esse processo de adequação; e outros 16,5% acreditam que o tempo para os devidos ajustes ultrapassará um ano. Apenas 8% dos entrevistados entende que serão necessários menos de 3 meses para se adequarem e cumprirem os requerimentos do eSocial.
A pesquisa mostrou também que 82,6% dos entrevistados acreditam que o eSocial irá gerar uma mudança ampla e complexa nos negócios da empresa. Além disso, 67% já estão trabalhando com uma equipe dedicada para que a implementação aconteça (60,4% estão em fase de mapeamento e integração dos sistemas de origem, e trabalham atualmente para criar uma agenda contínua de monitoramento do eSocial).
Em relação ao cenário de adaptação e necessidade de adoção de um sistema informatizado que atenda todas as exigências da nova obrigação, 47% afirmaram já ter investimentos planejados para aquisição dos novos softwares por entenderem que isso será necessário para garantir a perfeita adequação de seus processos.
Considerando a multiplicidade dos eventos que deverão ser reportados por meio do sistema eSocial, 78,4% consideram que a prorrogação do prazo foi positiva já que permitirá elevar a qualidade do processo e das informações requeridas.
Dentre as empresas que já iniciaram o processo de revisão e adequação de sistemas, 44,4% estão na etapa preliminar, com grupos de trabalho criados; 32,6% já iniciaram a implementação dos novos sistemas de software requeridos; e outros 0,7% estão na fase de testes. Os restantes 22,3% ainda aguardam pela definição de fornecedores ou estão em processo de terceirização do projeto.
“Esses resultados representam um avanço importante no desafio de assegurar que as empresas tenham pleno conhecimento dos reais impactos que o eSocial trará para que possam reduzir ao máximo os riscos para seus negócios, para os trabalhadores e prestadores de serviços”, diz Vitória Sanches, especialista em Soluções de Tax & Accounting da Thomson Reuters no Brasil e idealizadora do Núcleo de Gestão do Conhecimento (NGC eSocial) – projeto piloto que reúne representantes de diferentes áreas e segmentos de empresas para avaliar os desafios de implantação dessa nova etapa do projeto SPED, considerada a mais complexa.
“Quando estiver em pleno funcionamento, o eSocial unificará o envio dos dados sobre as relações de trabalho para o Governo Federal, exigindo que as empresas prestem suas informações de maneira 100% integrada. Como arquitetura de inteligência fiscal, o projeto do eSocial terá a capacidade de relacionar as informações, apurar as inconsistências e inconformidades, além de registrar e aplicar as penalidades fundamentadas na legislação fiscal, trabalhista e previdenciária. Por isso, não se pode imaginar que tudo se resolverá nas mãos dos departamentos de Recursos Humanos”, alerta Victoria.
Segundo ela, os profissionais de Jurídico, Compliance, Engenharia, Medicina e Segurança do Trabalho, Marketing, Fiscal e Tributário, Contabilidade, Finanças, Operações, Compras, TI e, principalmente, da alta cúpula de gestão e decisão (C-level) devem trabalhar conjuntamente com o RH, primeiramente para diagnosticar a atual situação de suas empresas e, em seguida, num plano de ação para garantir todas as adequações e investimentos necessários: “Todo esse processo exige treinamento de pessoas, organização interna de dados, adequação das plataformas tecnológicas e a inplementação de novos sistemas de software que permitam a convergência dos dados a serem reportados ao Governo. Exige, portanto, tempo para que essa revisão na governança corporativa se estaleça com segurança e eficiência”.
Alguns desafios persistem, conforme indicam os resultados colhidos na pesquisa: uma parcela significativa de empresas (37%) entende a complexidade do processo, mas ainda não decidiu por que modelo tecnológico optar; 22% dizem não ter ainda conhecimento profundo sobre riscos e impactos do eSocial; e 17,4% acreditam ser possível aguardar pela publicação da Portaria Interministerial para então iniciar seus processos de revisão e adaptação para atender a nova obrigação.
Sobre o eSocial
Parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que integra o Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal, o eSocial – que impactará 100% das empresas atuantes no Brasil – tem o objetivo de informatizar a relação entre Fisco e contribuintes, aperfeiçoar os trâmites de envio das informações e centralizar todos os dados relativos às obrigações trabalhistas. É considerado o mais complexo dos sistemas do SPED por exigir diversos tipos de transmissões que incluem o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS, Informações à Previdência Social (Sefip/GFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf), a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad).
Mais números do eSocial
• 100% das empresas atuantes do Brasil serão impactadas pelo eSocial
• 0,5 milhão é o número estimado de empresas com faturamento a partir de R$ 3,6 milhões em 2014 e que deverão entrar no novo sistema SPED eSocial
• O eSocial deverá atingir de maneira completa a infraestrutura tecnológica de todas as empresas. Neste aspecto, é importante levar em conta ainda, que cada colaborador pode ter até 44 eventos relacionados à sua vida profissional na companhia. Isso significa que, estes eventos poderão totalizar mais de 2.300 informações, com foco no controle e apuração dos tributos previdenciários. Um verdadeiro Big Data Fiscal para as companhias.
• 60% das informações requeridas no eSocial devem tenham origem no setor de RH das empresas. Os demais 40% virão de outros departamentos como Medicina do Trabalho, Compras, Jurídico, Compliance, Produção, Vendas e Fiscal/Contábil.
Fonte: Thomson Reuters – www.thomsonreuters.com.